Защита на лични данни в денталните практики: изисквания, рискове и практически насоки

1. Основни изисквания по GDPR за стоматологичните практики

Зъболекарските практики обработват специална категория (чувствителни) лични данни – данни за здравето на пациентите. Това означава, че спрямо тях се прилагат по-строги правила за законосъобразност и сигурност в областта на защита на личните данни. Общият регламент относно защитата на данните (GDPR) изисква всяко обработване на лични данни да има валидно правно основание (напр. законово задължение или договор), както и специално условие по чл. 9, параграф 2 GDPR при данни за здравословното състояние. Важно е да се отбележи, че, противно на разпространеното в практиката, в общия случай изрично съгласие на пациента не се изисква в ежедневната дейност на лекаря по дентална медицина, тъй като законодателството предвижда други основания – основно, предоставяне на медицински услуги от медицинско лице, обвързано със задължение за професионална тайна. Независимо от това, практиките трябва да спазват принципите, заложени в GDPR: да събират минимално необходимите данни, да ги използват само за определените цели (лечение, отчетност към НЗОК и др.), да гарантират тяхната цялостност и поверителност и др.

Прозрачността към пациентите е ключово изискване. Още при първото посещение следва да се предостави информацията, необходима по закон, сред която: кой е администраторът на лични данни (практиката), за какви цели се събират данните, на кого могат да бъдат разкрити, колко време ще се съхраняват и пр. По същество, това се реализира чрез ясен документ – например, политика за поверителност. Пациентът трябва да разбере, че има набор от права, включително, но не само: право на достъп до данните си; коригиране на неверни данни; при наличие на определени условия – дори изтриване или ограничаване на обработването.

Отговорност и отчетност: Собствениците на дентални практики трябва проактивно да въвеждат вътрешни правила и мерки, демонстриращи съответствие с GDPR. Българският Закон за защита на личните данни (ЗЗЛД) възлага на Комисията за защита на личните данни правомощия да извършва проверки и да изисква доказателства за изпълнение на тези задължения.

2. Типични рискове и пропуски, водещи до санкции

По-долу са изброени схематично някои от най-честите пропуски, идентифицирани от регулатора и при проверките в сектор „здравеопазване“:

• Липса на мерки и вътрешни правила: При някои лечебни заведения все още липсват необходимите политики и технически мерки за защита. Липсата на ясно определени регистри и процедури означава, че определени категории данни (напр. записите от видеонаблюдение, данни на служители или контрагенти) остават незащитени. Отделно, в практиката често биват подминавани задълженията във връзка с обработването на лични данни, които денталните практики имат като работодатели спрямо техните служители.

• Недостатъчен контрол на достъпа: Често срещано нарушение е предоставянето на достъп до медицинска информация на лица, които нямат изрично упълномощаване или право по закон да получат тази информация. Освен това всеки член на екипа трябва да има достъп единствено до данните, необходими за работата му (“need-to-know” принцип), но на практика това правило невинаги се спазва.

• Неправилно съхранение на данни: Лошото организиране на архивите – напр. незаключени шкафове с хартиена медицинска документация, оставени на достъпно място отпечатани списъци с пациенти – създава риск от нерегламентиран достъп. Поддържането на огромен обем хартиена документация без достатъчни мерки увеличава риска от нарушение. Също толкова опасно е и неосигуряването на надеждна защита на електронните системи (липса на пароли, антивирусна защита, резервни копия и др.).

• Липса на информираност и обучение: В някои дентални практики персоналът не е запознат с правилата за защита на личните данни – няма проведени обучения, няма определено лице, към което да се обръщат при казуси. Това води до грешки като предоставяне или отказ на информация в противоречие със закона. Непредоставянето на задължителна информация на пациента (пропуск да му се даде напр. декларация за поверителност и др.) също е честа слабост, от която могат да последват санкции.

Горните пропуски са в действителност причини за последвали санкции, а особено внимание заслужава фактът, че размерите на санкциите за предприятия при неспазване на GDPR са едни от най-сериозните. Като пример, дори липсата на предоставяне на пациента или на служител на необходимата информация съгласно GDPR при получаването на личните им данни може да стане основание за налагане на имуществена санкция.

3. Добри практики и мерки за съответствие

За да отговарят на изискванията на GDPR и да избегнат санкции, денталните практики следва да внедрят цялостна програма за защита на данните. Ето някои добри практики и мерки за съответствие, в унисон с препоръчваното от експерти и надзорния орган:

• Вътрешни правила и политики: Изготвяне на ясни вътрешни правила за защита на данните – например, политика за поверителност, инструкции за работа с пациентските досиета, процедури при пробив на сигурността. Тези документи трябва периодично да се преглеждат и актуализират. Ръководството следва редовно да провежда вътрешни одити на спазването на правилата.

• Техническа защита на данните: Прилагайте съвременни мерки за информационна сигурност. Криптиране на електронните данни значително намалява риска от неразрешен достъп при пробив. Използвайте силни пароли и системи за достъп с различни нива за различните роли. Съхранявайте хартиените досиета в заключени шкафове, а достъпът до архивите да се извършва под контрол. Регулярно правете резервни копия на цифровите данни и ги пазете на сигурно място.

• Обучение и осведоменост на персонала: Редовно обучавайте екипа относно правилата за защита на данните и киберсигурност. Всеки служител трябва да знае основните принципи (например, че не бива да споделя информация за пациент по телефон на непотвърдено лице, или да оставя досиета на видно място). Обученията могат да бъдат кратки семинари или вътрешни инструкции по имейл, но трябва да са практични. Повишаването на културата на поверителност в екипа е сред най-важните мерки – когато персоналът разбира защо защитата на данните е критична (особено при чувствителна здравна информация), по-стриктно се спазват процедурите.

• Прозрачност и права на пациентите: Въведете стандартна практика за предоставяне на информационни материали на пациентите относно техните права и начина, по който денталната практика обработва данните им. Например, в приемната може да има брошура или табло с информация за поверителността, а на уебсайта – раздел с политика за защита на личните данни. Уверете се, че при постъпване на нов пациент му се предоставя за подпис документ за информираност, който ясно и разбираемо описва необходимото по закон. Вътрешно, определете процедура за отговор на искания от пациенти. Така ще демонстрирате спазване на принципа за прозрачност и ще избегнете жалби.

Следвайки тези стъпки, денталните практики могат значително да намалят риска от инциденти с лични данни. Регулярният контрол и проактивният подход са от ключово значение – GDPR изисква не просто реакция при нарушение, а постоянно ниво на защита и готовност за отговор. В крайна сметка, коректното отношение към личните данни на пациентите гради доверие към практиката и е неделима част от качественото здравно обслужване в съвременни условия.

За да бъдат изрядни и да подсигурят защита както на пациентите, така и на себе си, препоръчително е денталните практики да се обърнат към специалист с опит именно в този сектор, който да изготви необходимата документация и вътрешни правила, съобразени с особеностите на дейността им.

Адвокатската кантора предлага експертиза в областта на защита на личните данни за дентални практики, които са част от обслужваните клиенти в индустрия „Здравеопазване“. За повече информация можете да се свържете чрез формата за контакт.

Дисклеймър: Анализите и информацията в тази статия са от общ информативен характер и не следва да се тълкуват като правен съвет. При нужда от правна консултация по конкретен случай, препоръчваме да се обърнете към компетентен адвокат. Авторът не носи отговорност за действия, предприети въз основа на изложената информация.